Cách lên timeline truyền thông tăng cường hiệu quả 2024

Truyền thông đóng vai trò rất lớn trong mọi hoạt động bao gồm cả xây dựng thương hiệu, xây dựng hình ảnh và kinh doanh, có sức ảnh hưởng “khủng khiếp”, quyết định “thành - bại” cho một chiến dịch, chính vì thế để có thể hạn chế khủng hoảng truyền thông, nâng cao hiệu quả cần có sự chuẩn bị kỹ càng, sau đây là cách lên timeline truyền thông chi tiết nhất bạn có thể tham khảo.

• Hợp lý hóa Kế hoạch: Xác định thời gian cụ thể có cái nhìn tổng quan về lịch trình, từ đó kế hoạch tổ chức trở nên hợp lý và rõ ràng hơn.

• Quản lý thời gian và tiến độ: Theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện từng phần trong chiến dịch truyền thông, tránh tình trạng trễ hẹn và duy trì tiến độ dự án.

• Định rõ ưu tiên: Xác định thứ tự ưu tiên để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và cấp bách nhất.

• Phân bổ tài nguyên hiệu quả: Điều chỉnh phân bổ tài nguyên như nguồn nhân lực, ngân sách và thiết bị dựa trên timeline để có thể tối ưu hóa sự sử dụng tài nguyên.

• Tăng tính khả thi: Đánh giá tính khả thi kế hoạch truyền thông và xác định mục tiêu có thể đạt được trong khung thời gian cụ thể hay không?

• Liên kết và phối hợp: Mọi thành viên trong đội ngũ truyền thông có thể tham khảo timeline để hiểu rõ về các hoạt động và nhiệm vụ của mình, giúp tạo sự đồng thuận và phối hợp ăn ý trong dự án.

• Định rõ trách nhiệm và phân bổ KPIs: Timeline xác định trách nhiệm cụ thể từng cá nhân trong việc thực hiện chiến dịch truyền thông.

• Đảm bảo tính logic và liên kết: Timeline giúp đảm bảo rằng mỗi sự kiện, hoạt động hoặc giai đoạn đều được đặt trong bối cảnh mục tiêu chung, tạo ra sự logic và liên kết trong kế hoạch.

• Điều chỉnh linh hoạt: Dự án có thể thay đổi và yêu cầu điều chỉnh. Một timeline linh hoạt giúp tổ chức dễ dàng thích nghi với các thay đổi bất ngờ và điều chỉnh kế hoạch nhanh chóng.

• Định hình chiến lược dài hạn: Đối với các chiến dịch dài hạn thì mục tiêu trên timeline có thể thể hiện các phương hướng và mục tiêu dài hạn tổ chức trong lĩnh vực truyền thông. Việc này giúp xác định hướng đi và chiến lược tổng thể trong tương lai.

Tìm hiểu thêm:

1. Tư vấn chiến lược marketing  tối ưu doanh thu

2. Dịch vụ marketing thuê ngoài giá rẻ

3. Business Coaching thành công

4. Chuyên gia Võ Tuấn Hải

1. Giai đoạn trước sự kiện (Pre-event)

Nghiên cứu mục tiêu và đối tượng truyền thông:

• Xác định mục tiêu của sự kiện: Mục tiêu sự kiện cần đạt được?

• Xác định đối tượng truyền thông: Những nhóm, cá nhân nào sẽ quan tâm và có lợi ích từ sự kiện?

Xây dựng landing page:

• Thiết kế trang web đơn giản và hấp dẫn chứa thông tin về sự kiện.

• Cung cấp thông tin về thời gian, địa điểm, lịch trình, diễn giả, và cách đăng ký.

Liên kết với đối tác truyền thông:

• Xây dựng mối quan hệ với các đối tác truyền thông, bao gồm truyền hình, radio, báo chí, website chuyên ngành, và blogger.

• Cung cấp thông tin và tài liệu để họ viết và quảng bá sự kiện.

Tạo sự kỳ vọng trên mạng xã hội:

• Sử dụng mạng xã hội (social media) để đăng tải thông tin sự kiện, hình ảnh và video liên quan.

• Sử dụng hashtags liên quan để tạo sự tò mò và tham gia của khán giả.

Thuyết phục mọi người tham gia:

• Xây dựng content thuyết phục về giá trị sự kiện và lý do mọi người nên tham gia.

• Sử dụng nền tảng truyền thông khác nhau như video, blog, hoặc infographics để truyền đạt thông điệp.

2. Giai đoạn khởi động sự kiện (Event Launch)

Sử dụng email marketing:

• Gửi email thông báo về sự kiện đến danh sách đăng ký và khách hàng tiềm năng.

• Cung cấp thông tin cụ thể về sự kiện và cách tham gia.

Quảng bá trên báo chí:

• Đăng thông cáo báo chí và gửi thông tin cho các phóng viên hoặc biên tập viên.

• Đảm bảo rằng các phương tiện truyền thông có thông tin đầy đủ và chính xác về sự kiện của bạn.

3. Giai đoạn quảng bá hàng ngày (Day-to-day Marketing)

Ưu đãi sớm:

• Cung cấp ưu đãi đăng ký sớm cho những người đăng ký trong khoảng thời gian cố định.

Quảng cáo trả phí:

• Sử dụng quảng cáo trả phí trên các nền tảng như Google Ads, Facebook Ads để tiếp cận khán giả tiềm năng.

Cập nhật nội dung trên mạng xã hội:

• Đăng tải thông tin mới, hấp dẫn liên quan đến sự kiện trên mạng xã hội hàng ngày.

4. Giai đoạn gần cuối (Last Call)

Quảng cáo cuối cùng:

• Tăng cường quảng cáo cuối cùng để thúc đẩy số lượng đăng ký cuối cùng.

• Sử dụng thông điệp gấp và hấp dẫn để thuyết phục người tham gia.

5. Giai đoạn sau sự kiện (Post-event)

Rút kinh nghiệm và tạo đánh giá:

• Thu thập phản hồi từ người tham gia và thực hiện cuộc họp rút kinh nghiệm để tìm hiểu điều gì hoạt động tốt và cần cải thiện.

• Tạo báo cáo tổng kết về sự kiện bao gồm số lượng người tham gia, phản hồi và kết quả đạt được.

Gửi lời cảm ơn và hoàn thiện công việc:

• Gửi lời cảm ơn đến người tham gia, đối tác và những người đã đóng góp vào sự kiện.

• Hoàn tất các công việc cuối cùng như thanh toán, giao hàng (nếu có), và cập nhật trang web hoặc nền tảng truyền thông về kết quả của sự kiện.

• Tóm lại, mỗi giai đoạn và công việc tương ứng đều có mục tiêu riêng, đóng góp vào quá trình tổ chức sự kiện truyền thông một cách mạch lạc và hiệu quả.

• Bước 1: Xác định Mục tiêu và Nội dung:

Xác định mục tiêu chính của timeline: Bạn muốn thể hiện sự phát triển của một ngành công nghiệp, sự kiện lịch sử, hay cá nhân nào đó?

Định rõ phạm vi của timeline: Xác định khoảng thời gian bạn muốn bao gồm và xác định số lượng sự kiện bạn muốn triển khai.

• Bước 2: Thu thập Thông tin:

Thu thập dữ liệu: Tìm kiếm thông tin từ nguồn đáng tin cậy như sách, báo cáo, trang web chính thống, cơ sở dữ liệu lịch sử nếu cần.

Thu thập hình ảnh và video: Tìm hình ảnh, video, biểu đồ hoặc bất kỳ tài liệu nào liên quan để minh họa cho các sự kiện trên timeline.

• Bước 3: Chọn Công cụ và Phương pháp:

Chọn công cụ tạo timeline: Có nhiều tùy chọn như TimelineJS (dựa trên Google Sheets), Tiki-Toki, Microsoft PowerPoint, hoặc thậm chí bạn cũng có thể tạo bằng mã HTML và CSS.

• Bước 4: Tạo Timeline:

Mở công cụ tạo timeline và bắt đầu tạo sự kiện: Thêm các sự kiện vào timeline bao gồm thông tin như ngày, tiêu đề, mô tả và hình ảnh/video liên quan.

Thêm các sự kiện liên quan theo thứ tự thời gian: Sắp xếp các sự kiện theo thứ tự thời gian để tạo cấu trúc logic cho timeline.

• Bước 5: Tổ chức và Trình bày:

Xem xét cách tổ chức thông tin: Cân nhắc về cách hiển thị thông tin để người xem có thể theo dõi dễ dàng. Có thể tổ chức theo năm, thập kỷ, hoặc chia thành các phần theo chủ đề.

• Bước 6: Thêm Chú thích và Mô tả:

Mô tả sự kiện: Cung cấp mô tả ngắn gọn và liên kết đến các nguồn tham khảo để người xem hiểu rõ hơn về mỗi thông tin.

• Bước 7: Hiệu chỉnh và Kiểm tra:

Kiểm tra lại timeline: Thông tin phải được hiển thị chính xác và đẹp mắt. Kiểm tra sự chính xác với các yếu tố ngày tháng và chính tả.

• Bước 8: Chia sẻ và Xuất bản:

Chia sẻ timeline: Khi bạn đã hoàn thành, chia sẻ trực tiếp qua mạng xã hội, nhúng nó vào trang web hoặc blog, hoặc đối với các sự kiện offline thì cần công bố nội bộ tổ chức để tiến hành chạy chương trình..

• Bước 9: Cập nhật và Bảo trì:

Cập nhật timeline: Nếu có sự kiện mới hoặc thông tin bổ sung, hãy cập nhật timeline để duy trì tính chính xác và hấp dẫn.

1. Mẫu timeline truyền thông

Timeline cho sự kiện truyền thông diễn ra thuận lợi, có đủ khả năng ứng phó với các trường hợp khẩn cấp xảy ra hoặc khủng hoảng truyền thông:

2. Mẫu timeline sự kiện

Timeline sự kiện giúp cho sự kiện diễn ra trôi chảy, khách mời nắm rõ chương trình, ban tổ chức có thể kịp thời chuẩn bị và phối hợp với nhau để làm cho sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp nhất: